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办公室工作职责

【字体: 】【2009-7-10】 【编辑:徐涛】  【关 闭
一、办公室工作职责
 
    办公室是学校党委和行政的综合办事机构。具体负责综合协调、督查督办、公文处理、组织会议、信息处理、年鉴汇编、机要保密、外事工作、对外联络、组织重要活动、综合管理服务等工作。
1.起草、审核和印发学校公文,审核各部门代拟的以学校或校领导名义发布的各类文稿;组织起草学校全局性重要材料。  
2.围绕党委和行政的中心工作,开展调查研究,为学校决策提供参考和依据。
3.组织安排学校党政会议和活动,组织推动全校性重要会议、活动和工作。
4.督促落实党委、行政的重大决策、重要工作部署和领导交办事项。
5.根据学校整体工作部署,对全校各单位、各部门工作进行综合协调。
6.负责学校公务接待和校内外的联络工作。
7.处理机要文书,协调推动全校的保密工作。
8.管理和使用学校党委、行政印章和学校领导公务印章,监管各单位印章的刻制和使用,开具学校介绍信。
9.处理接待校内外的来信、来访。
10.参与制定学校中长期发展规划和全局性的改革方案。    11.负责学校年鉴编撰。
12.负责学校外事工作。
  13.负责规划实施电子政务工作。
  14.完成学校党委和行政交办的其它工作。
 
二、办公室主任岗位职责
 
1.在学校党委和行政的领导下,主持办公室全面工作。    
2.受学校领导的委托,代表学校处理对内、对外的有关事项。  
3.负责主持召开主任办公会议、工作例会以及全体工作人员会议,传达贯彻上级文件精神和院领导工作部署,研究决定安排学校办公室的重大事项。  
4.拟定各级来文来电的分送处理意见,组织起草学校党政工作报告、发展规划、总结、计划、决议、纪要等文件,审签学校党政各类文件,签发学校办公室文件。  
5.协助校领导组织好党委会、校务会及全校性会议;负责党委会、校务会议题的初审并分报主管领导审定;负责审签会议纪要并报主管领导签发,督促检查会议决议的贯彻落实。  
6.根据学校工作部署,综合协调各部门、各单位开展工作。  
7.组织开展调查研究,搜集整理信息,积极发挥领导参谋助手作用。  
8.督查督办上级部门和学校领导批示、学校的重要决定以及校领导安排事项的落实。
9.协调安排学校党政领导工作日程。
10.协助校领导组织处理学校突发事件和重大事故。
11.负责校内外的联络沟通和公务接待工作。
12.负责印信管理、来信来访工作;负责公务用车的调度和对车队的管理;负责学院交通车的运行安排。 
13.负责学校办公室的资产财务、人事调配等工作。
14.负责办公室的自身建设,组织办公室人员的业务培训,提高政治素质、业务水平和实际工作能力。
15.负责学校外事工作。
16.完成学校党委和行政交办的其它工作。
 
三、办公室行政岗位工作人员职责
 
1.按照学校工作部署协助主任综合协调各部门、各单位开展工作,组织协调全校性重大活动、重要工作。  
2.督查督办上级部门和学校领导批示、学校的重要决定以及校领导安排事项的落实。  
3.负责校内外的联络沟通和公务接待工作。  
4.负责办公室24小时值班、假期值班安排工作;负责办公室安全工作;负责协助领导组织处理学校突发事件。
5.负责来访人员的接待工作和校领导接访日的安排工作。  
6.负责会议、公务的服务保障工作;负责办公室内部后勤保障;负责校领导办公室的保洁、绿化、美化工作;负责校领导和办公室报刊杂志的征订工作;负责校内电话的协调工作;负责信息校园建设的协调工作。  
7.负责会议室、接待室、领导办公室及校办公室的固定资产管理工作;负责办公物品的购置、发放和使用管理;负责学校礼品的购置、保管。  
8.负责学校外事办日常工作。
9.完成学校党委、行政和办公室主任交办的其它工作。
 
四、办公室文秘人员岗位职责
 
1.负责起草学校中长期发展规划、年度工作要点、年度工作总结、全校性及办公室规章制度;起草校领导在重要场合的讲话稿、以学校名义制发的学校报告。  
2.负责做好党委会、校务会、学校重要专题会议及校领导接访的会议记录,按规定形成会议纪要并摘发会议纪要抄告单。  
3.负责起草学校公文,初审各单位代拟的以学校名义制发的各类文件、通知、贺信(电)、函件。  
4.负责编发《职院简报》,学校年鉴相关部分的编撰任务。
5.制发学校每周工作安排表,办公室每周工作任务分解表、办公室人员工作情况周报表。  
6.负责做好校领导调研活动的联络服务、调研记录、资料整理、落实反馈工作;负责制定办公室调研计划,开展调研活动,形成调研报告,为领导决策提供全面客观的参考依据。  
7.负责为学校领导收集党和国家的理论、方针、政策,教育系统的文件、政策、法规,教育系统领导讲话、活动报导,兄弟院校先进的管理经验、工作举措,本校教学、管理、服务部门的工作信息。  
8.负责规划、实施电子政务工作;负责校园网主页“学校概况”、“学校新闻”、“书记院长信箱”等栏目的管理和更新;负责办公室主页的设计制作、信息发布、运行监控和管理维护工作;负责及时向安徽教育网上传学校重大新闻报道工作。  
9.完成学校党委、行政和办公室主任交办的其它工作。
五、办公室机要人员岗位职责
 
1、负责上级来文、来电和学校单位报告、请示的接收、登记、送签、传阅、回收工作。  
2、负责学校的各类文件、文稿的印制和分发工作。  
3、负责学校各类印章的管理、信函的出具工作。  
4、负责各类文件的清理、保管、鉴定、清退、存档、销毁工作;负责学校保密委员会办公室的日常工作。  
5、负责机要文件的接收、登记、流转、归还工作。  
6、负责学校办学活动中产生的各类文件材料的搜集整理及向学校综合档案室的移交工作;负责办公室工作制度的汇编、学校年鉴的编写工作。  
7、完成学校党委、行政和办公室主任交办的其它工作。
 
六、综合档案室人员岗位职责
 
 
1.负责学校综合档案室建设和档案管理工作,制定综合档案室建设规划。  
2.负责全校档案资料和实物档案的收集、整理、归档及开发利用工作。
3.负责对各院系、各部门档案工作进行指导,敦促各单位及时进行档案资料的移交工作。
4.及时做好查阅档案人员的接待工作,认真做好档案查阅记录。
5.每天认真做好档案室温度、湿度的监测记录,做好档案保管工作。
6.负责做好迎接各类档案工作检查的准备和接待工作。
7.负责对外档案业务交流工作。
8.完成学校领导和办公室主任交办的其它工作。
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