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阜阳职业技术学院公文处理规定

阜职院〔2007〕21号
【字体: 】【2009-7-9】 【编辑:徐涛】  【关 闭
第一章    总  则
  第一条  为推进学院公文处理工作的规范化、制度化,根据《国家行政机关公文处理办法》,结合学院实际,制定本规定。
  第二条  公文是传达贯彻党和国家的方针政策,发布法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,总结经验的重要工具.各部门必须高度重视并认真做好公文是理工作。
  第三条  本规定适用于学院及各系、各部门。各部门的公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则,发扬深入实际,联系群众调查研究,实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,努力提高公文处理工作的效率和质量。
  第四条  公文处理必须做到及时、准确、安全、保密
         第二章    文书工作的组织、职责和任务   
  第五条  学院办公室为专门的文书工作机构,各职能部门须配备或指定专人具体负责日常公文处理工作。文秘人员应忠于职守,廉洁正派,具备相关的专业知识。
  第六条  全院公文处理工作采取分级负责、归口处理的组织形式,综合工作部署或重大方针、政策性公文,原则上由学院办公室处理,凡属局部性、业务性公文,原则上由各职能部门在各自权限内处理,涉及几个部门的公文,可以联合处理。
  第七条公文处理工作的基本任务
  一、公文的收发登记;
  二、公文的运转传阅;
  三、公文的拟办和催办;
  四、公文的起草和核对;
  五、公文的缮印和校对;
  六、会议文件和综合材料的加工整理;
  七、群众来信来访处理中的文书工作;
  八、公文材料的立卷和归档;
  九、其它公文处理工作。
  第三章    公文种类
  第八条 常用的公文种类主要有:
  一、决定、决议
  决定适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。
  二、通告
  通告适用于一定范围公布应当遵守或者周知的事项。
  三、通知
  通告适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级部门办理和需要有关单位周知者执行的事项任免人员。
  四、通报
  通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
  五、报告
  报告适用向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。
  六、请示
  请示适用于向上级机关请求指示、批准。
  七、批复、批转、转发
  答复下级的请示事项,用“批复”。将下级来问加具批语,转发有关下级单位执行或参照执行,用“批转”。对上级来问加具批语,发给下级单位执行或参照执行用“转发”。
  八、函
  函适于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
  九、会议纪要
  会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
  十、规定、条例、办法、细则
  经过会议讨论通过,对某项工作或活动做出一定限制和约束,要求参与的方面或个人遵守办理的,用“规定”。指示某方面长期性工作或活动,依照一定的原则和规范而开展,用“条例”。为贯彻上级的方针、政策或有关条例,就某一项工作制定具体做法和要求,用“办法”。根据条例中某一条或某几条规定制定详细规则即条例某一部分的具体化,用“细则”。
第四章    公文格式
  第九条  公文一般由发文机关标识(文头)、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关等部分组成,每个部分根据需要在规定位置标注。
  1.公文标题应当简要地概括公文的重要内容,由“发文机关+事由+文种”构成。除法规、规定、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文标题用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,对称排列,间距恰当。
  2.发文字号由学院(系、部门)代字、年度和顺序号组成。几个部门或单位联合发文,只标明主办单位或部门的发文字号。发文字号用3号仿宋体字排布,年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称,用六角号括入,序号不编虚位,不加“第”字。学院上报的公文,发文字号由院办统一编拟。一般格式如例:阜职院〔2006〕8号。各系、各部门上报学院的公文自行编号,格式如例:教务处发文字号为“教〔2006〕1号”、学生处发文字号为“学〔2006〕3号”等。
  3.秘密公文应根据密级,分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。
  4.紧急公文,应当根据紧急程度,分别标明“特急”、“急件”。
  5.公文如有附件,应在正文之后,落款之前,注明附件的顺序和名称。
  6.受文单位包括主送单位和抄送单位。向上级和平级单位发文、只写一个主送单位,不能一文多送,对其它需要了解公文内容的单位,可用抄送的形式。
  7.学院上报的公文,应在文头之下,红色反线之上的右侧空1字标注“签发人:×××,左侧空1字标注发文字号。“签发人”用3号仿宋体,签发人姓名用3号楷体。
  8.发文机关应写全称或规范化简称。几个部门联合发文应将主办者排列在前。   
  9.发文除会议纪要外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办部门加盖印章;联合下发的公文,联合发文部门都应当加盖印章。印章要端正盖在发文日期的中上方,上沿不压正文,下压发文日期(印章下弧无文字的,采取下套方式;印章下弧有文字的,采取中套方式)。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
  10.公文应标明主题词。上报的文件,应当按照上报机关的要求标明主题词。“主题词’用3号黑体字,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。
  11.成文日期以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期用汉字(零,写为“○”)将年、月、日标全。
  12.文字一律从左到右横写、横排。
  13.公文用纸一律采用国际标准A4型纸(长297毫米、宽210毫米),左侧装订。公文正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。一般每页排22行,每行排28字。张贴的公文纸张大小,根据实际需要确定。
第五章    行文规则
  第十条  学院、系、部、处行文关系,应根据各自隶属关系和职权范围确定。   
  1.学院可以对上对下、对内对外行文,加盖学院公章。
  2.各教学系、部、处、室在职权和业务范围内可以向下行文。用各部门的名义行文,加盖本部门的印章。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
  3.各部门原则上不得越级行文请示问题。以学院名义请示上级或上级主管部门解决问题的,由各职能部门草拟初稿,并按办文程序,经院办公室审核后呈院领导批准发出。
  第十一条  学院所属各部门向学院请示、报告工作,应建立院内书面请示、报告的行文制度。    。
  第十二条  请示性公文,应一文一事,不要一文数事。
  第十三条  报告中不得夹带请求事项。
第六章    公文处理
  第十四条  公文办理分为收文办理和发文办理。
  第十五条  收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档等程序。
  第十六条  上级机关来文或外单位来文,由院办公室统一负责收文办理。各职能部门收到上级来文或带回来的上级重要文件包括会议文件、材料、资料等都应及时送院办公室办理。其基本要求是:
  1.拆封、编号、登记,加盖“阜阳职业技术学院收文章”,送院办公室主任批阅。
  2.根据院办公室主任拟办意见分送主管院领导批示或送有关部门阅办,遇有急件应提出办理时限。
  3.承办单位应抓紧办理,不得延误、推诿。对不属于本部门办理的,应迅速退回院办并说明理由。
  4.已送领导批示或交有关部门办理的公文,院办要负责催办,防止漏办和延误,并及时收回公文,注办存档。
  5.文件的转呈、转送均由院办公室公文处理人员直接与有关领导或部门进行交接,领导或部门之间不得横向转递文件,以免丢失。
  6.原收文及其附件,应始终保持完整。各部门若需要留存,须经院领导或办公室主任同意后复印,原收文及其附件不得遗失。
  第十七条  各部门向学院呈送的请示、报告须由部门负责人签字或加盖公章后,送院办公室处理。
  第十八条  发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
   一、拟稿
   非职能部门业务范围的综合性重要文件,由院办拟稿:
   凡内容属各职能部门业务范围内的文件,由职能部门拟稿;内容涉及几个部门时,由主办部门会同有关部门协商拟稿、会签。
   拟稿的基本要求是:
   (一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;
   (二)情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字精炼,标点准确,书写工整,篇幅力求简短;
   (三)人名、地名、数字、行文准确,引用公文应先引标题后引发文字号,日期应写具体年月日;
   (四)结构层次序数,第一层为“一”,第二层“(二)”,第三层“1”,第四层为“(1)”;
   (五)用词用准确、规范,文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称;  
   (六)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次和词、词组、惯用句、缩略句、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字;
   (七)必须使用国家标准计量单位;
   (八)拟稿必须符合格式要求,使用学院统一印制的“公文稿纸”,公文的首页要附上“阜阳职业技术学院发文处理单”,并按要求填写。
  二、核稿
  部门下发的文稿,应交部门负责人审核。代学院草拟的文稿,经部门负责人审核并签名后,送院办核稿。未经部门负责人审核签字的文稿,不应由拟稿人直接送交院办,更不能越级直接送院领导。
  核稿的重点是:
  (一)行文是否必要;
  (二)内容是否符合有关政策、规定,与其它有关公文有无重复或矛盾;
  (三)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;
  (四)涉及其它部门的问题是否协商一致;
  (五)文字表达是否准确、精炼,格式是否符合要求,手续是否完备;
  (六)是否符合本办法的有关规定。
  三、签发
  以学院名义上报的公文,由有关部门起草,经部门负责人审稿并签署意见,交院办公室主任审阅后,报有关领导签发。以部门名义发文,由各部门负责人签发,必要时经主管领导审核。各级领导人审批公文要认真负责,文件主批人要求在发文单上签署自己姓名和时间,以备查考。所有发文都必须填写发文处理单,必须按规定登记。草拟和签批公文,应使用钢笔或签字笔,不得使用铅笔、圆珠笔或色彩笔。
  四、编号
  凡是由学院名义发出、需标注发文字号的公文,一律由院办统一编号。
  五、缮印
  凡以学院名义发出的公文,由院办负责打印、装订;各职能部门的发文,由各部门自行负责打印、装订。
  六、发送
  对外公文由院办负责发送,也可由业务主办部门直接发送。各职能部门内发公文,原则上由各职能部门负责发送。学院上报的公文不得少于3份(不含存档3份),各系、各部门上报学院的公文不少于2份。文件的发送必须登记备查,并留有领导签名同意印发的底稿和缮印好的文件3份存档。其中,以学院名义形成的公文交院综合档案室存档,各系、各部门发文自行存档,次年六月底前集中移交院综合档案室保管。
第七章    公文立卷、销毁
  第十九条  公文立卷由各部门专职或兼职档案员办理。
  第二十条  公文办理完毕后,应根据文书立卷的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
  第二十一条  公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理,保证齐全、完整、正确地反映本部门的主要情况,以便保管、查找、利用和日后归档。
  第二十二条  立好案卷,应按有关规定日期向院综合档案室移交,个人不得保存应归档的公文。
  第二十三条  没有存档价值和存查必要的公文,经过鉴别并经主管领导人批准后,可以销毁。销毁时要登记造册,并有专人监督,以防丢失、漏销。
第八章    附  则
  第二十四条  本规定所使用的公文概念,既指狭义的,有完整格式的公文,也包括广义的,不具完整格式的其它文件材料。
  第二十五条  本规定由学院办公室负责解释。
  第二十六条  本规定自2007年4月1日起施行,其他有关公文处理的规定,凡与本规定不一致的,以本规定为准。
 
 

 

院级发文流程 

           主 办 部 门 拟 稿

 
          ↓

相关部门负责人

  

主办部门负责任审核、签字

 

 

 

 

院办公室核稿(如不合行文规范或不许发文,退回主办部门)

主要 领 导 签 发

院 办 公 室 编 号

打 印 稿 样

拟 稿 人 校 对 、签 字

文 印 室 刷 、装 订

院办公加盖公章(原稿及3份正本存档)

主 办 部 门 按 范 围 分 发

 

 
阜阳职业技术学院办公室
二〇〇七三月十日
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