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阜阳职业技术学院电子文件归档和电子档案移交与接受管理办法(暂行)

【字体: 】【2015/8/8】 【编辑:办公室】  【关 闭
 
  第一条  为加强和规范我院电子文件归档和电子档案的移交与接收管理工作,根据《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9号)、GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》及《安徽省归档电子文件移交与接收暂行办法》(皖电联发[2014]1号)有关规定,结合我院档案工作实际,制定本办法。
  第二条  院综合档案室负责对电子文件归档和电子档案移交与接收工作进行监督和指导。院各部门、各教学单位和院综合档案室应当切实履行归档电子文件和电子档案的移交与接收职责。
  第三条  院各部门、各教学单位要加强对电子文件归档和电子档案管理工作的领导,完善有关制度,健全保障措施,切实保证电子文件和电子档案的安全,要制定科学、严格的电子文件归档管理制度,并根据本单位计算机应用情况,健全规范、严谨的技术保障措施,做好电子文件的收集、归档、管理工作,切实保证电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性。
  第四条  电子文件的收集范围
  电子文件是指院各部门、各教学单位在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、处理、传输和储存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。院各部门、各教学单位要按照时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、数据检测等方面要求收集电子文件,确保电子文件质量。
  电子文件收集范围参照纸质文件归档范围的规定执行,主要包括:
  (一)能反应院各部门、各教学单位主要职能活动的电子文件。包括文书和业务在内的文件,以及相关的支持软件和数据等。
  (二)网上流转的电子文件。包括院党委和院行政下发的文件、同级的平行文件、下级上报的文件和本单位形成的文件等。
  (三)非网上流转的纸质文件要采取相应的技术手段(扫描、拍照等)转换成电子文件。包括会议记录、统计报表、会议文件等不经文书处理的文件。
  (四)其他门类的电子文件。包括数码照片、CAD图纸、视频文件、音频文件和其他多媒体电子文件等。
  第五条  电子文件归档的要求
  (一)电子文件在归档前应进行鉴定,鉴定工作包括对电子文件的真实性、完整性、有效性鉴定和密级、归档范围、保管期限和查阅利用开放权限鉴定。电子文件的归档范围、保管期限划分参照我院《文件材料归档范围和档案保管期限表》有关规定执行。
  (二)有关记录了重要文件的主要修改过程和办理情况的,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质没有电子版的,保管部门应进行计算机数字全文转换工作。
  (三)当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上。
  (四)对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
  (五)对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
  (六)具有永久性保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或微缩品。
  (七)对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
  (八)对用视频或多媒体设备获得的文件以及超媒体链结技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
  (九)对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
  (十)对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集。
  (十一)计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
  (十二)对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。
  (十三)电子文件可以实时归档,也可以按照纸质文件的规定完成归档。逻辑归档(是指在计算机网络上进行、不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向本院综合档案室移交的过程)应实时进行,随时随归。物理归档(是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向本院综合档案室移交的过程)应定期完成,并制成光盘或存储到U盘脱机保管。归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形成的文件时,应当在内容、相关说明及描述上保持一致。
  第六条  电子档案的整理
  (一)归档电子文件的整理参照DA/T22-2000《归档文件整理规则》有关规定进行,要保持与其对应的纸质文件在内容、分类管理、档号编制等方面相一致。
  (二)电子文件以件为单位整理。
  (三)电子文件依据本院制定的档案分类方案进行分类。
  (四)按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
  (五)档案目录的计算机著录和电子文件挂接可通过单机版或在线式档案管理软件进行,归档电子文件的著录应参照DA/T18-1999《档案著录规则》进行著录,同时保证其真实性、完整性和有效性。
  (六)将著录结果制成机读目录和纸质目录。
  第七条  电子档案的移交与接收要求
  院各部门、各教学单位应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件和电子档案与纸质档案同步向院综合档案室移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。
  (一)移交与接收的归档电子文件应当真实可靠、齐全完整和安全可用;涉密的归档电子文件移交与接收应符合国家有关安全保密的要求。
  (二)移交的文书类归档电子文件格式应符合DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》规定;移交时,移交单位应移交原生格式(指电子文件在办公自动化或业务系统中形成、处理时的格式)的电子文件,当原生格式不能满足电子文件长期保存需求时,应将其转换为长期保存格式的电子文件,并与原生格式的电子文件一并移交。归档电子文件长期保存格式暂定为PDE/A格式,也可以是国家规定的其他长期保存格式。其他类电子文件格式按国家相关规定执行。
  (三)移交归档电子文件时应同时移交文件的元数据,文书类电子文件元数据应按照 DA/T46-2009《文书类电子文件数据方案》执行,DA/T46-2009所列的必选元数据和应予归档移交的条件元数据不得缺少,其他元数据应根据需要补全。其他类电子文件元数据的移交按国家相关规定执行。
  (四)移交的文书类归档电子文件原则上按照DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》进行封装,对电子文件封装进行签名时,选用的电子签名服务及其认证证书应符合《电子认证服务管理办法》等国家相关规定。不能按DA/T48-2009封装的文书类和其他类归档电子文件由移交和接收双方按相关规定协商处理。
  (五)为保证电子文档的安全,应将已归档电子文档集中拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,1套供查阅使用,1套异地保存。对于加密电子文件,则应在解密后再制作拷贝。
  (六)院各部门、各教学单位在移交电子文件和电子档案之前,院综合档案室在接收电子文件和电子档案之前,均应对归档的电子文件和电子档案每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可进行交接。检验结果分别由移交单位、接收单位填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》一式2份,1份交电子文件形成单位,1份由院综合档案室留存。同时,院各部门、各教学单位提供移交清单和全宗卷等相关文件材料。对于接收的电子档案载体应保存5年以上。
  第八条  电子文件和电子档案的保管
  电子文件和电子档案的保管除应当符合纸质档案的要求外,还应当符合下列条件:
  (一)归档载体应做防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层。
  (二)单片载体应当装盒,竖立存放,避免挤压。
  (三)存放时应当远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。   
  (四)环境温度选定范围:17℃-20℃;相对湿度选定范围:35% -45%。
  (五)对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
  (六)对磁性载体上的归档电子文件,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
  第九条  电子文件和电子档案的利用
  (一)电子档案的封存载体不外借。未经审批同意,任何单位或者个人不允许擅自复制电子档案。
  (二)利用电子文档应使用拷贝件。
  (三)利用具有保密要求的电子文档时,要严格遵循国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施。
  利用电子文档不得超出权限规定的范围。
   第十条  归档电子文件的鉴定销毁
   (一)归档电子文件的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后实施。
   (二)属于保密范围的归档电子文件,如储存在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
  第十一条  本办法由院综合档案室负责解释。
  第十二条  本办法自发布之日起执行。
 
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